Regulamin funkcjonowania BOI, Czytelni Akt oraz Czytelni protokołu elektronicznego

Regulamin funkcjonowania

Biura Obsługi Interesantów (BOI)

Sądu Rejonowego w Pabianicach

stanowiący załącznik do Zarządzenia Prezesa Sądu Rejonowego      
Nr 3/2016 z dnia 29 marca 2016r.

     §1

       Struktura organizacyjna.

1. Nadzór merytoryczny nad pracą Biura Obsługi Interesantów sprawuje Prezes Sądu. Skargi dotyczące pracowników Biura Obsługi Interesantów rozpoznaje Dyrektor Sądu.

2.Kierownicy  sekretariatów  Sądu  Rejonowego w Pabianicach  zobowiązani  są do  ścisłego współdziałania   z   pracownikami   Biura   Obsługi   Interesantów,   udzielania   wsparcia merytorycznego oraz podejmowania czynności mających na celu umożliwienie rzetelnej i sprawnej obsługi interesantów przez Biuro, w tym do terminowego odnotowywania czynności  podejmowanych w poszczególnych sprawach w systemach elektronicznych  oraz   przygotowywania   niezbędnych   dokumentów   wydawanych   przez pracowników Biura.

3.Biuro Obsługi Interesantów przyjmuje:

w poniedziałki w godzinach 8:00-18:00
(ostatni bilet pobierany jest z „Systemu kolejkowego” o godzinie 17:30)
z uwzględnieniem przerwy w czasie od godz. 13:00 do godz. 13:15 .

od wtorku do piątku w godzinach 7:45 - 15:00
(ostatni bilet pobierany jest z „Systemu kolejkowego „ o godzinie 14.45) –
z uwzględnieniem przerwy w czasie od godz. 13:00 do godz. 13:15 .

 

                                   § 2

                         Zakres zadań
                          Biura Obsługi Interesantów.

1. Do zadań Biura Obsługi Interesantów Sądu  Rejonowego w Pabianicach  należy zapewnienie obsługi interesantów oraz ułatwienie im uzyskania niezbędnych informacji w szczególności poprzez :

1) informowanie o sposobach wszczęcia postępowania i podstawowych dokumentach, które należy złożyć przy wnoszeniu sprawy do sądu.,
2) sposobie ubiegania się o zwolnienie od kosztów sądowych, przesłankach ustanowienia obrońcy, adwokata lub radcy prawnego z urzędu, rodzajach środków odwoławczych i terminach do ich wniesienia, terminach i miejscach rozpraw,
3) udostępnianie list kancelarii adwokackich, radcowskich, notarialnych, komorniczych – w zakresie właściwości Sądu Rejonowego w Pabianicach   i niektórych instytucji pozasądowych takich jak Ministerstwo Sprawiedliwości , Rzecznik Praw Obywatelskich , Rzecznik Praw Dziecka itp. , a także list lekarzy sądowych, biegłych sądowych (imię i nazwisko, specjalizacja), tłumaczy przysięgłych i mediatorów- w zakresie właściwości Sądu Okręgowego w Łodzi ,
4) udostępnianie formularzy sądowych i wzorów pism sądowych w typowych sprawach rozpoznawanych przez poszczególne wydziały,
5) informowanie o wydziałach Sądu Rejonowego w Pabianicach , ich właściwości i lokalizacji,  godzin  urzędowania  oraz  adresów  innych   sądów, kierowanie do właściwych sal rozpraw,
6)  informowanie o wysokości kosztów sądowych, sposobie ich uiszczania oraz numerach kont bankowych Sądu Rejonowego w Pabianicach 
7) przyjmowanie pism procesowych i znakowanie ich pieczęcią wpływu,
8)  wydawanie zamówionych dokumentów, zezwoleń na widzenie, kserokopii z akt sprawy, odpisów orzeczeń i protokołów zamówionych przez interesanta w tym protokołów sporządzonych za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz  i dźwięk (e-protokół). W każdym przypadku wydanie w/w dokumentu następuje po uiszczeniu przez interesanta opłaty chyba, że według odrębnych przepisów czynność ta nie podlega opłacie albo wnioskodawca został zwolniony z obowiązku jej uiszczenia,
9) przyjmowanie stanowiących koszty postępowania sądowego opłat, których uiszczenie nastąpiło w formie znaków opłaty sądowej,
10) wydawanie przygotowanych przez wydziały lub pracowników Biura Obsługi Interesantów kserokopii z akt sprawy w BOI na podstawie opłaconego wniosku (z wyjątkiem sytuacji, w których strona postępowania zwolniona jest od kosztów sądowych). Jednocześnie interesant może wnosić     o doręczenie kserokopii drogą pocztową na wskazany przez siebie adres,
11) wydawanie przygotowanych przez wydziały na podstawie opłaconych wniosków (z wyjątkiem sytuacji,
w których strona postępowania zwolniona jest od kosztów sądowych) odpisów orzeczeń i zaświadczeń w BOI. Odpisy orzeczeń i zaświadczeń  przeznaczone do odbioru przez interesantów będą przygotowane przez wydziały w ciągu 3 dni roboczych . Jednakże w wypadku, gdy niezbędne jest zamówienie akt z Archiwum Zakładowego termin ten może zostać wydłużony do 14 dni roboczych . Jednocześnie interesant może wnosić
o doręczenie odpisu orzeczenia drogą pocztową na wskazany przez siebie adres,
12) udostępnianie akt spraw w czytelni, w tym protokołów sporządzonych za pomocą urządzenia rejestrującego dźwięk albo obraz i dźwięk stronom i osobom uprawnionym,
13)  informowanie stron o stanie i czynnościach podejmowanych w sprawach sądowych.

 2. Biuro Obsługi Interesantów udostępnia informacje osobom zgłaszającym się osobiście, telefonicznie lub za pomocą poczty elektronicznej. Aktualne dane kontaktowe znajdują się na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Sądu Rejonowego w Pabianicach.

3. Interesanci (w tym adwokaci i radcowie prawni) zgłaszający się osobiście przyjmowani są w kolejności wynikającej z numeru pobranego z „Systemu kolejkowego”, który wyświetlany jest nad właściwym stanowiskiem obsługi.

4.Biuro Obsługi Interesantów nie udziela porad prawnych i informacji, które naruszyłyby przepisy innych aktów prawnych, w tym o ochronie danych osobowych.

5. Biuro Obsługi Interesantów przyjmuje korespondencję wpływającą do Sądu Rejonowego w Pabianicach .

6.Biuro Obsługi Interesantów przyjmuje zgłoszenia i  wyznacza termin spotkania – po uprzedniej konsultacji z pracownikiem właściwego wydziału - pomiędzy interesantem, a przewodniczącym właściwego wydziału Sądu Rejonowego w Pabianicach.

                          § 3

                       Informacje

1.  Pracownicy    Biura    Obsługi    Interesantów   wykonując    swoje   obowiązki    służbowe zobowiązani są w jak najefektywniejszy sposób umożliwić interesantom realizację ich uprawnień oraz egzekwować powinności w sposób zgodny z prawem, wykazując przy tym należytą troskę o ochronę ich słusznego interesu.

2.  Pracownik  Biura Obsługi  Interesantów udziela  informacji osobiście  osobie  do tego uprawnionej po zweryfikowaniu jej tożsamości na podstawie dowodu osobistego lub innego dokumentu ze zdjęciem.

3. Pracownik Biura Obsługi Interesantów udziela telefonicznie bez ustalania tożsamości  osoby   telefonującej   następujących   informacji  jawnych     o   toczących   się   sprawach: tożsamych z udostępnianymi na wokandzie sądowej oraz o terminie i o tym czy sprawa została rozstrzygnięta. Udzielenie powyższych informacji, następuje po wskazaniu przez osobę telefonującą: sygnatury akt albo oznaczenia stron lub co najmniej jednego uczestnika postępowania nieprocesowego i przedmiotu sprawy.  Osobie przedstawiającej  się jako świadek w danej sprawie udziela się telefonicznie informacji         o miejscu i terminie jej przesłuchania, jeżeli skierowano do niej wezwanie do stawiennictwa.

4.Zamówione przez interesanta do osobistego odbioru i nie wydane dokumenty zwracane są do   właściwego  wydziału  po upływie 7 dni od dnia , w którym zamówione dokumenty miały zostać odebrane.

5. Udostępnianie akt następuje w czytelni akt.

 

§ 4


Czytelnia akt

1.Czytelnia akt Biura Obsługi Interesantów czynna jest:

-  w  poniedziałki  w godzinach  od  8:00  do   18:00  - przy czym  akta  wydawane  są interesantom do godz. 17:30,

- od wtorku do piątku w godzinach od 8:00 do 15:00 - przy czym akta wydawane są interesantom do godz. 14:30.

2. W czytelni udostępniane są akta wydziałów Sądu Rejonowego w Pabianicach z  zastrzeżeniem , że czytelnia akt nie udostępnia materiałów objętych klauzulą tajności .

3.Wniosek o udostępnienie akt w czytelni Sądu Rejonowego w Pabianicach  może zostać złożony osobiście, telefonicznie lub drogą elektroniczną. Składając takie zlecenie, należy podać pracownikowi BOI:

imię i nazwisko, sygnaturę sprawy, a w sytuacji sprawy wielotomowej również numer właściwego tomu.   
W celu zapewnienia efektywniejszej obsługi interesant może również podać pracownikowi BOI numer telefonu kontaktowego.

4.W przypadku złożenia wniosku o udostępnienie akt sprawy do wglądu, akta przekazane będą interesantom do czytelni w miarę możliwości niezwłocznie, pod warunkiem ich aktualnej dostępności we właściwym wydziale.

5.Akta spraw, których udostępnienie nie jest możliwe w dniu ich zamówienia, udostępnianie są w terminie ustalonym przez osobę obsługującą czytelnię  z pracownikiem właściwego wydziału. Interesant informowany jest o przybliżonym czasie oczekiwania na akta.

6.Interesanci mają prawo do zamówienia akt więcej niż jednej sprawy, przy czym do przeglądania akta są udostępniane pojedynczo. Po oddaniu pracownikowi czytelni akt dotychczas przeglądanych udostępniane są akta sprawy kolejnej.

7.Prawo wglądu w akta sprawy przysługuje: stronom, przedstawicielom ustawowym stron, pełnomocnikom    procesowym,    organizacjom pozarządowym,     inspektorom    pracy, powiatowemu   rzecznikowi   konsumentów, obrońcom, oskarżycielom publicznym oraz innym osobom zgodnie ze stosowymi regulacjami
w tym przedmiocie zawartymi w przepisach kodeksu postępowania cywilnego, kodeksu postępowania karnego i innych ustawach szczególnych.

8.W przypadku stwierdzenia braku uprawnienia interesanta do wglądu do akt –   kierownik sekretariatu właściwego wydziału lub pracownik przez niego upoważniony zawiadamia  o tym osobę odpowiedzialną za prowadzenie czytelni akt, która informuje interesanta o konieczności złożenia pisma do przewodniczącego wydziału celem uzyskania zgody na wgląd do przedmiotowych akt.

9.Zamówione przez interesanta do przeglądania akta sprawy zwracane są do sekretariatu właściwego wydziału następnego dnia po terminie w jakim zamówione dokumenty miały zostać   udostępnione.   Nie   zgłoszenie   się   w  ustalonym   dniu   w   czytelni,   skutkuje koniecznością ustalenia nowego terminu przeglądania akt.

10.Przed wejściem do czytelni należy wyciszyć telefony komórkowe.

11.Osoby towarzyszące nie mogą zapoznawać się z aktami sprawy i powinny zaczekać na zewnątrz, czytelni.

12.Akta udostępniane są interesantom po okazaniu dowodu tożsamości ze zdjęciem (np. dowód   osobisty,   prawo   jazdy,   paszport,   legitymacja   adwokacka   lub   radcowska, legitymacja aplikanta adwokackiego lub radcowskiego).

13.Notatki z akt sprawy można sporządzać jedynie na papierze dostarczonym przez pracownika czytelni.

14.Interesanci, którzy przeglądają akta zobowiązani są do zachowania należytej ciszy i niezakłócania pracy innym osobom przebywającym w czytelni akt.

15.Zabronione jest wynoszenie akt poza pomieszczenie czytelni.

16.Zabronione jest niszczenie, uszkadzanie akt sprawy, dokonywanie w nich jakichkolwiek adnotacji (tzn. nanoszenie wzmianek, podkreśleń, zakreśleń) oraz zabieranie odpisów pism procesowych i orzeczeń znajdujących się w aktach sprawy.

17.Zabronione jest w czytelni spożywanie posiłków i napojów, a także korzystanie z telefonów  komórkowych.   Teczki,  torebki  i  tym   podobne  rzeczy  nie  powinny  być umieszczane na stoliku.

18.W przypadku stwierdzenia uszkodzenia akt sprawy osoba przeglądająca zobowiązana jest do poinformowania o powyższym pracownika czytelni.

19.Kserokopie lub fotokopie z akt sprawy sporządzane są na podstawie pisemnego wniosku   złożonego   pracownikowi   BOI.   Wzory   wniosków   o   wydanie   zgody   na kserokopie lub fotokopie z akt sądowych dostępne są w czytelni.

20.W przypadku wniosku o wydanie kserokopii dokumentów z akt sprawy w ilości do 15 stron - wydanie kserokopii odbywa się w czytelni w dniu złożenia wniosku . W przypadku wniosku o wydanie kserokopii dokumentów z akt sprawy w ilości powyżej 15 stron - wydanie kserokopii odbywa się czytelni w terminie ustalonym przez osobę obsługującą czytelnie  z pracownikiem właściwego wydziału (kserokopie  będą przygotowane  do odbioru w jak najkrótszym możliwym terminie).

21.Bez   uprzedniej    zgody   przewodniczącego   właściwego   wydziału   zabronione   jest wykonywanie kserokopii lub fotokopii z akt spraw załączonych (tj. z akt innych sądów, prokuratur czy innych instytucji) do akt głównych prowadzonych w wydziałach Sądu Rejonowego w Pabianicach. 

22.    Bez   uprzedniej   zgody   przewodniczącego   właściwego   wydziału   zabronione   jest wykonywanie kserokopii lub fotokopii z: dokumentów o statusie tajemnicy skarbowej, dokumentów o statusie tajemnicy bankowej, akt orzeczniczych ZUS, obdukcji lekarskich, dokumentacji       psychiatrycznej,       dokumentacji      psychologicznej, dokumentacji seksuologicznej,   wywiadów   terapeutycznych   w   zakresie   uzależnienia,   dokumentacji medycznej nie dotyczącej wnioskodawcy.

23.  Zamówienie na fotokopie dokumentów z akt sprawy realizowane jest w czytelni akt.

24.   Interesanci mogą korzystać z własnego sprzętu (np.: telefonów komórkowych, aparatów fotograficznych, tabletów, ręcznych skanerów itp.) w celu samodzielnego utrwalenia obrazu z akt sprawy po uprzednim uzyskaniu zgody pracownika czytelni  i w jego obecności, a w wypadku akt, do których złożono testament, pod jego kontrolą.

25.Niedopuszczalne jest samodzielne kopiowanie zapisu dźwięku albo obrazu    i dźwięku z rozprawy sądowej z płyty CD/DVD znajdującej się w aktach sprawy.

26.Pomieszczenie czytelni akt Sądu Rejonowego w Pabianicach  objęte jest monitoringiem.

27.Kierownik   właściwego   sekretariatu   lub   upoważniony  przez   niego   pracownik jest odpowiedzialny za natychmiastowe zainicjowanie działań mających na celu wyjaśnienie okoliczności oraz ewentualne zabezpieczenie zapisu monitoringu czytelni w każdym przypadku stwierdzenia podejrzenia naruszenia integralności akt.

28.Osoba korzystająca z czytelni akt, która nie będzie stosowała się do przepisów regulaminu może być pozbawiona prawa do korzystania z czytelni akt.

              §5

                 Czytelnia protokołu elektronicznego.

1.Rezerwacja stanowiska w czytelni protokołu elektronicznego Sądu Rejonowego w Pabianicach  może zostać złożona osobiście, telefonicznie lub drogą elektroniczną.

 2.Składając    zamówienie    w   zakresie    rezerwacji    stanowiska      w   czytelni    protokołu elektronicznego, należy    podać    pracownikowi    BOI:    imię    i    nazwisko,    sygnaturę sprawy   oraz   proponowany termin   realizacji   zamówienia.   Interesant może   również w   celu   zapewnienia   efektywniejszej obsługi podać pracownikowi BOI numer telefonu kontaktowego.

 3.Stanowisko w czytelni  protokołu  elektronicznego jest  udostępniane  interesantom po okazaniu dowodu osobistego i podaniu swojego numeru PESEL (numer PESEL jest niezbędny w celu aktywacji nagrania   z przeprowadzonej rozprawy sądowej).

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się przepisy regulaminu urzędowania sadów powszechnych oraz innych przepisów szczegółowych (kodeksy postępowania dla danego rodzaju sprawy).